Штатний розпис затверджується власником чи уповноваженим ним органом до початку календарного року. При необхідності протягом року до штатного розкладу можуть вноситись зміни — наприклад, у зв'язку із запровадженням чи скороченням штатних одиниць, назв посад, розмірів посадових окладів та ін.5 лип. 2021 р.
З якою періодичністю має складатися штатний розпис? Чіткої відповіді у законодавстві немає. Проте враховуючи, що штатний розпис – це плановий документ, доцільно складати його на один рік. Водночас штатний розпис може бути затверджений один раз і діяти протягом кількох років. Збережена копія
При цьому необхідно вводити редакцію штатки у дію у міру фактичного скорочення працівників. У загальному випадку нову редакцію штатного розкладу набирають чинності наступного дня після того, як пройде основне скорочення.
Закон не встановлює обов'язкову періодичність зміни штатного розкладу. Такі поправки роботодавець має право вносити у будь-який час, коли в цьому є потреба. І як часто це робити, компанія визначає на власний розсуд.