Інвойс є невід'ємною частиною комерційних угод та використовується для оформлення рахунку на оплату товарів чи послуг. Зокрема, питання про те, якою мовою має бути складений інвойс, може стати критичним під час ведення бізнесу із закордонними партнерами.
По-перше, при виборі мови для інвойсу необхідно врахувати, на яких територіях використовуватиметься цей документ. Якщо ви відправляєте товари або надаєте послуги в країну, де домінує певна мова, то розумно скласти інвойс цією мовою.
Крім того, варто звернути увагу на вимоги законодавства та міжнародних стандартів. У деяких країнах існують офіційні вимоги про те, якою мовою мають бути складені комерційні документи. Порушення цих вимог може спричинити штрафи та проблеми із законодавством.
Крім цього, слід враховувати мовні особливості конкретного партнера чи клієнта. Якщо ваш бізнес має справу з компаніями або клієнтами, які віддають перевагу певній мові, то рекомендується скласти інвойс цією мовою для зручності взаємодії.
| Мова | Опис |
| Українська | Для використання всередині Російської Федерації |
| Англійська | Для використання у міжнародних контактах |
| Французька | Для використання з франкомовними країнами чи товариствами |
| Німецька | Для використання з німецькомовними країнами чи товариствами |
Як правило, інвойси оформляються на англійською мові, що у світовій торгівлі є основним. Саме тому документи слід заповнювати саме англійською мовою. Інвойс для митниці виписується на етапі відправлення вантажу з наступним трансфером партнеру за кордон.
Як правильно робити інвойс?
Документ повинен мати такі дані:
- дата заповнення;
- повне найменування та адресні дані підприємства-експортера;
- найменування та повна адреса одержувача;
- країна, в якій було вироблено товар;
- країна, що експортує товар;
- країна-імпортер;
- номер транспортної накладної;
- опис кожної товарної позиції.
Чим проформа інвойсу відрізняється від звичайного інвойсу?
Проформа-інвойс може бути оформлений на відвантажений, але ще реалізований товар, і навпаки. Відмінність проформи-інвойсу від остаточного варіанта інвойсу-фактури полягає в тому, що деякі дані в першому документі не є остаточними і можуть бути змінені до остаточного узгодження поставки.
Як перевірити інвойс на справжність?
Заповнення та перевірка інвойсу
- Назва, адреса, реквізити відправника та одержувача.
- Дата документу. Номер не завжди є.
- Повне найменування товарів. …
- Номер та дата контракту, якщо укладався.
- Умови постачання за правилами Інкотермс. …
- Умови та строки оплати.
- Країна походження. …
- Підпис та штамп відправника.