Запит на комерційну пропозицію (ЗКП) – це важливий інструмент ведення бізнесу, який дозволяє отримати інформацію про пропозиції різних постачальників товарів та послуг. Але як правильно скласти такий запит, щоб він був ефективним та максимально точно відобразив потреби вашої компанії?
Насамперед, важливо сформулювати мету ЗКП та визначити конкретні вимоги до товарів чи послуг, які вас цікавлять. Необхідно чітко позначити, які характеристики, якість, кількість та терміни вам необхідні. Чим точніше ви опишете свої вимоги, тим більше шансів отримати пропозиції, які повністю відповідають вашим потребам.
Також варто враховувати свої бюджетні обмеження та зразковий розмір замовлення. Вкажіть у ЗКП максимально точну інформацію про ваш бюджет, гранично допустиму вартість товарів чи послуг. Це допоможе уникнути витрачання часу на обговорення пропозицій, що не вписуються в рамки вашого бюджету.
Не забувайте робити ЗКП максимально інформативним та зрозумілим для постачальників. Вказуйте всі необхідні контактні дані, такі як адреса, телефон, електронна пошта, щоб компанії могли зв'язатися з вами для уточнення деталей або інших варіантів.
| Крок | Опис | приклад |
|---|---|---|
| Крок 1 | Визначте мету запиту. | Визначення вимог до постачальника |
| Крок 2 | Створіть заголовок запиту. | Запит на надання комерційної пропозиції |
| Крок 3 | Вкажіть деталі запиту. | Вимоги до продукту чи послуги |
| Крок 4 | Встановіть терміни та вимоги до відповіді. | Строки надання пропозиції |
| Крок 5 | Вкажіть контактну інформацію. | Ім'я, посада, контактний номер |
Як правильно оформити запит на комерційну пропозицію?
Пропонуємо до вашої уваги приблизний порядок складання запиту.
- Дані обох сторін співробітництва (реквізити).
- Дата написання та вихідний номер.
- Точний заголовок, що висвітлює суть питання.
- Безпосереднє звернення до одержувача.
- Опис мети листа.
Що має містити запит комерційної пропозиції?
ПІБ відповідальної особи, її посада та підпис; докладний опис об'єкта постачання із зазначенням ключових характеристик: найменування, одиниця виміру, технічні та інші характеристики, кількість; умови укладання контракту – терміни та ціна; бажані терміни отримання відповіді запит.
Як правильно відповісти на запит комерційної пропозиції?
Стиль відповіді на комерційна пропозиція
- Зміст листа у відповідь не повинен зачепити або образити одержувача.
- Звертайтеся до одержувача ввічливо та у поважній манері.
- Не вмикайте в текст складні пропозиції та висновки.
- У листі включіть відомості, які так чи інакше відносяться до отриманої пропозиції.