Архівний опис складається за результатами щорічної експертизи цінності документів організації: відбираються документи відповідних категорій (за особовим складом, постійного терміну зберігання, тимчасових (понад 10 років), електронні справи постійного та тимчасових термінів зберігання).

У будь-якому випадку, в описи обов'язково потрібно вказати:

  1. дані та реквізити одержувача: ПІБ підприємця, найменування компанії чи установи;
  2. дату оформлення описи;
  3. список документів, що передаються;
  4. повна назва кожного окремого документа;
  5. кількість примірників та сторінок кожного документа;

Збережена копія

Повне оформлення на зберігання кожного тому справи відбувається у такому порядку:

  1. нумерація листів справи;
  2. складання внутрішнього опису справи;
  3. оформлення листа-завірювача справи;
  4. підшивка або палітурка документів справи;
  5. оформлення обкладинки (титульного листа).