Усе документи зберігайте за тематичними папками відповідно до номенклатури організації. … Перед здаванням на архівне зберігання справа потрібна оформити остаточно, а саме:
- скласти внутрішній опис;
- скласти лист-засвідчувач;
- підшити (переплести) справу;
- пронумерувати аркуші справи;
- оформити обкладинку справи.
Документи проколюються з лівого боку, відступ від краю становить 1-2 см. Нитка простягається так, щоб утворилася щільна петля. Кінці зав'язуються вузлом, складаються, а зверху розташовується наклейка. На аркуші записується, скільки паперів пронумеровано та прошнуровано. Збережена копія
Для передачі документів до архіву необхідні описи справ, передмови до описів, історична довідка. … На обкладинці справи має бути наступна інформація:
- найменування організації;
- код структурного підрозділу;
- номер справи;
- заголовок справи;
- кількість листків;
- дати справи;
- архівний шифр справи;
- термін зберігання справи.